Explorando o "Sharing Model" do Salesforce: Estratégias de Colaboração e Segurança de Dados

Descubra como o "Sharing Model" do Salesforce ajuda a proteger dados sensíveis e a promover a colaboração eficiente.

O Modelo de Compartilhamento (Sharing Model) do Salesforce: Guia Completo

           Salesforce organiza o acesso aos dados de maneira estratégica, começando com a configuração mais restritiva e se abrindo gradualmente conforme as necessidades de negócio. Este modelo, conhecido como "Sharing Model", é fundamental para proteger as informações, aumentar a colaboração e garantir que cada usuário acesse apenas o que realmente precisa.

A seguir, exploramos em detalhes os principais componentes do Sharing Model, com exemplos práticos de como utilizá-los no dia a dia.

👥 1. Perfis (Profiles):

Os perfis são a base do acesso aos objetos no Salesforce. Eles definem as permissões básicas que um usuário possui em relação aos objetos, como a capacidade de criar, editar ou visualizar registros.

Exemplo prático: Um perfil chamado "Vendas" pode ter permissões para:

• Criar e editar oportunidades;

• Somente visualizar registros de contas e contatos;

• Acessar relatórios e dashboards específicos.

Os perfis são ideais para configurar o acesso de grupos amplos de usuários com funções similares. É recomendável evitar perfis excessivamente permissivos para garantir a segurança.

⚠️ 2. Conjuntos de Permissões (Permission Sets):

Os conjuntos de permissões são "superpoderes" que permitem adicionar permissões específicas a um usuário sem alterar seu perfil base. Isso oferece flexibilidade e economia de tempo.

Exemplo prático:

• Um representante de vendas precisa, temporariamente, de acesso ao objeto "Faturas" para colaborar em uma negociação.

• Em vez de alterar seu perfil, o administrador atribui a ele um conjunto de permissões que concede acesso ao objeto por um período limitado.

Dessa forma, você pode personalizar o acesso sem comprometer a estrutura organizacional.

🔍 3. Hierarquia de Funções (Role Hierarchy):

 A hierarquia de funções permite que os dados fluam de forma hierárquica, onde os usuários em níveis superiores podem visualizar os registros de seus subordinados.

Exemplo prático:

• Um gerente regional pode acessar as oportunidades criadas por sua equipe de vendas local.

• No entanto, ele não pode visualizar registros de outras regiões, pois não está na mesma linha hierárquica.

Essa abordagem é útil para empresas que possuem organogramas claros e precisam respeitar as fronteiras de acesso dentro da organização.

📏 4. Regras de Compartilhamento (Sharing Rules):

 As regras de compartilhamento permitem abrir o acesso entre usuários que não estão conectados hierarquicamente, promovendo maior colaboração entre equipes.

Exemplo prático:

• Quando um cliente abre um caso de suporte, as oportunidades relacionadas podem ser compartilhadas com a equipe de suporte técnico para análise.

• Isso facilita a resolução de problemas sem comprometer a segurança dos dados.

As regras de compartilhamento podem ser baseadas em critérios (ex.: status do cliente) ou em propriedade (ex.: registros pertencentes a um usuário específico).

🤝 5. Compartilhamento Manual (Manual Sharing):

O compartilhamento manual é usado quando você precisa compartilhar um registro individual com um colega ou grupo específico, de forma rápida e prática.

Exemplo prático:

• Um representante de vendas compartilha um registro de conta com outro colega que está colaborando em uma proposta comercial.

Essa funcionalidade é especialmente útil para situações pontuais e colaborativas.

🔍 6. Compartilhamento por Equipe (Team Sharing):

O compartilhamento por equipe permite que grupos de usuários acessem registros relacionados a um cliente ou projeto, promovendo uma abordagem colaborativa.

Exemplo prático:

• A equipe de contas pode acessar todos os registros associados a um cliente VIP, incluindo oportunidades, contatos e casos.

• Equipes de suporte e vendas podem trabalhar juntas em um único registro para garantir uma experiência integrada ao cliente.
  

🗣️ 7. Grupos Públicos (Public Groups):

Os grupos públicos são usados para compartilhar registros com conjuntos predefinidos de usuários, como funções, territórios ou equipes interdepartamentais.

Exemplo prático:

• Um grupo público chamado "Marketing e Vendas" permite que ambas as equipes acessem relatórios de campanhas publicitárias e conversões.

Eles são úteis para criar acessos cruzados sem a necessidade de configurar permissões individuais.

💻 8. Compartilhamento com Apex (Apex Sharing):

Quando as opções padrão não são suficientes, o Apex Sharing entra em cena. Ele permite criar regras de compartilhamento personalizadas baseadas em lógica empresarial avançada.

Exemplo prático:

• Uma empresa pode criar uma regra para compartilhar automaticamente registros de oportunidades com base no valor do negócio e na localização do cliente.

Embora mais complexo, o Apex Sharing oferece flexibilidade ilimitada para atender às demandas mais específicas.

Benefícios do "Sharing Model"

O "Sharing Model" é uma ferramenta poderosa para equilibrar segurança e colaboração. Ao configurar corretamente os níveis de acesso, sua organização pode:

• Proteger dados sensíveis contra acessos indevidos;

• Promover a colaboração eficiente entre equipes;

• Garantir conformidade com regulações e boas práticas de governança de dados.

Além disso, revisar regularmente as configurações de compartilhamento ajuda a manter o sistema alinhado às mudanças nas estruturas organizacionais e necessidades de negócio.

Conclusão

Com o "Sharing Model", o Salesforce oferece uma abordagem flexível e robusta para gerenciar o acesso a dados. Desde o uso de perfis e conjuntos de permissões até soluções avançadas como o Apex Sharing, há uma ferramenta para cada necessidade. Aproveitar essas funcionalidades pode transformar a maneira como sua equipe trabalha, promovendo eficiência, segurança e inovação.